规章制度

新疆能源职业技术学院档案实体分类方案

(试行）

第一章  编制目的

第一条  为了适应学院档案工作日益发展需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，充分发挥档案的作用，更好地为学院各项工作服务，根据学院实际情况，特编制本方案。

第二章  编制原则

第二条  本方案以《高等学校档案实体分类法》为依据，结合学院实际情况，把同一门类管理性和业务性材料集中在一起，维持学院档案的完整性、系统性、力求保持所设类目的稳定，并具有可容性和可扩展性。类目名称、标识符号、力求准确、简明易懂、便于掌握使用。

第三章  体系结构

第三条  本法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。

第四条  一级类目的划分与标识

一级类目是档案实体分类的最高层位。以学院全部档案为对象，按照文件材料形成规律，将形成于同一活动领域的档案集中在一起，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ  党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ  行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX　教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY  科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP　产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ　基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB　仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维 修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料

CB　出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS　外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK　财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的一个字母，如“DQ”即“dang qun”（党群）的简称。

第五条  二级类目的设置和标识

二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质、进行设置。设置的标准一经确定，不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

第六条  三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，学院各单位根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目。三级类目的标识和二级类目一样采用“双位制”，但不用“11”，三级类目依次层累为12、13……99。

第四章  档号的编制

第七条  档号

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了学院档案的分类体系和物理位置。

第八条  档号编制的原则

档号的编制符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗的所有档案没有重号和空号，方便插卷，有扩展的余地；不能随意变动；能适应档案信息化建设的需要，发挥排架、检索的双向功能。

1.档号结构、模式和标识

（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一级、二级、三级类目的代号组成。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ”。

案卷号是按选择的分类号中最下位类顺序编码。案卷号一般由三位阿拉伯数字组成，如001、101等。同一类目下数量过多的案卷号可由四位阿拉伯数字组成。

（2）档号的模式

年度号+分类号+案卷号

如有多个全宗，原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。

（3）档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”连接。例如：2016年党委会议纪要第1卷的档号，可标为：2016-DQ11-001。

第五章  档案实体的排架问题

第九条  档案按照档号排架，根据我院档案案卷的实际情况及档案室条件，从维护档案的整体性和方便查找出发，采用年代—类目的排架方法。一般先排永久文件，后排定期文件，同一类目下的档案的顺序可参照《新疆能源职业技术学院各部门（各类）文件材料归档范围和保管期限表》。

第六章  主  表

第十条  DQ 党群

11 党务综合

分党委、支部综合材料入此。

12 纪检

13 组织

14 宣传教育

15 统战

16 工会

妇女工作材料入此。

17 团委

学生社团材料入此。

第十一条   XZ 行政

11 综合

教职工代表大会和系（部）、处（室）等单位综合材料入此。

12 人事

师资培养材料入此。

13 监察审计

14 保卫

15 总务

16 档案、图书、文博

第十二条  JX 教学工作

11 综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12 学科与实训室建设

专业设置入此。

13 招生

14 学籍管理

学生奖惩材料入此。

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生

毕业生信息反馈工作入此。

18 教材

第十三条  KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

［12］按学科或专业或项目设置类目

CP 产品生产与科技开发

11 综合

［12］按产品种类或项目设置类目

JJ 基本建设

11 综合

［12］按单项工程设置类目

第十四条  SB 仪器设备

11 综合

[12]按仪器设备种类或型号设置类目

第十五条  CB 出版

11 综合

12 报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

第十六条  WS 外事

11 综合

12 出国（境）

国际合作与会议材料入WSl4。

13 来校

外国留学生工作材料入WS15。国际合作与会议材料入WS11。

14 国际合作与会议

15外国留学生工作

第十七条   CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此。

 注：“[]”代表随机符号

 附：

第十八条   SX 声像

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19光盘